西大宮ハロウィンウォーク2023開催にむけて～準備編①～

こんにちは。埼玉栄中学高・等学校総合探究部顧問の小野です。

現在進行中の西大宮ハロウィンウォークの実施に向けた準備の様子や部活としての取り組みの裏側をご紹介します。

イベントの概要を決めたあと、まずは協力してくれる企業回りを始めました。

電話のアポから、実際に資料を作成してイベントの詳細や地域貢献への思いを伝える必要がります。

こちらが資料の表紙です。

大人相手に交渉する。普段の授業ではできない経験ですね。

つたない言葉でも我々の思いをくみ取っていただいた企業の方々に感謝です。

そしてこのタイミングでテレビ埼玉さんの取材が入り、ハロウィンイベント準備の様子を中心に放送してもらうことができました。

私たちの普段の様子も伝わるかと思います。ぜひご覧ください。

この上ないタイミングでの放送でした。イベント実施に向けて弾みがつきました。

結果、18企業・団体さんの協力を得ることができました。

そして、いよいよ参加者を募ることになりました。ビラを作成し、近隣の幼稚園・保育園へと広報のお願いに回りました。こども食堂の広報でもつながりがあったので、スムーズに進めることができました。

毎回、生徒のセンスの良さに驚きます。私には無理ですね。

今回は参加料もいただくイベントで、果たして人は集まるのか。ドキドキしながらgoogleフォームを授業の合間にのぞいていました。

するとあれよあれよと見るたびに参加者が増えて、あっという間に200人近くに！連休が終わったころには300人に達するほどでした。

ということで、一般からの申し込みを予定より早く締め切らせていただきました。

この後、追加の申し込みもあり100家庭を超えました！びっくり！
それだけ需要があったということなんでしょうか。

ここからは、準備の裏側のお話です。
まずは、大きく3つのチームに分けて、準備に取り掛かります。

運営チームへの指示です。まずは学校外でのイベントということもあり、最も大事なことは参加者の安全を守ること、事故のリスクを減らすことが大切です。交通事故・近隣トラブルなどを想定して注意喚起・早急な対応ができる人の配置など、詳細を詰めていきます。

そしてもちろん、受付から解散までの円滑な流れを考えて、企業・参加者にどう伝えるか。
これまでの子ども食堂の運営とは比べ物にならないほどの綿密さが求められます。

次に、制作です。

こちらも、同様に安全性を高めるために何を作るべきか、ハロウィン感を高める装飾の前にまずはそこを議論していきます。次に参加者が円滑にルートを回るためには何が必要かを考えていきます。
最後に、ハロウィンイベントとしての雰囲気を高めるための装飾を予算と相談しながら制作していきます。

最後に伝達です。実はこれが一番大切で、私たちの内々で決まったことも、企業さんに迅速に、正確に伝えなければイベントはうまくいきません。また、企業側の声も受け取ってイベントに反映する。校内で完結していた子ども食堂とは大きく異なります。

ということで、分担に分かれて仕事を進めていきます。

といいつつ、楽しみながらワイワイやっております。今回のイベントの核になるかもしれない恐竜くんです。

こういうイベントは主催する側が楽しくなければ盛り上がりませんからね。

ということで、準備の様子でした。
より詳細を詰めて、本番を迎えたいと思います。